L'extranet Nova est un système informatique qui permet de créer, modifier et mettre à jour les agréments services à la personne. Il est accessible non seulement pour déclarer, mais aussi pour consulter, c'est à dire qu'il vous fera une forme de publicité. Il est gratuit et est donc une excellente source d'acquisition de demandes de services.
1- Inscription
Pour pouvoir utiliser le service extranet nova, vous devrez en premier lieu avoir une connexion internet, une adresse email et un numéro de SIRET. Ce numéro de SIRET s'obtient facilement en s'inscrivant comme professionnel auprès des services de l'état. EN cas de doutes et pour ne pas vous tromper lors de votre inscription, nous offrons un service d'accompagnement à l'inscription de votre entreprise.
Une fois que vous avez ces trois éléments en votre possession, vous aller pouvoir vous inscrire sur le site dont l'accès se trouve ici : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/R19107 ( le gros bouton bleu ).
Cliquez ensuite sur "je veux créer une demande" puis sur "s'enregistrer".
Le portail vous demande ensuite de saisir Prénom, Nom, Courriel et mot de passe. Celui ci devra avoir un minimum de sécurité pour ne pas que votre compte soit accessible par n'importe qui.
Vous Devrez ensuite cliquer sur "j'ai lu et j'accepte les conditions générales d'utilisation".
Cliquez ensuite sur le bouton bleu "ENREGISTREMENT"
Félicitation ! Vous êtes maintenant enregistré sur l'extranet nova!
2- Connexion
Vous avez maintenant créé votre espace extranet nova, et vous pouvez maintenant vous connecter sur le système nova.
Pour vous connecter, revenez au menu principal et cliquez sur "S'identifier". Saisissez maintenant votre Courriel et le mot de passe précédemment saisi. Vous verrez ensuite une case à cocher "Se souvenir de moi" : celle ci sert à ne pas avoir à vous connecter à chaque fois que vous voulez accéder à Nova.
En cas de mot de passe perdu, ne paniquez pas, cliquez simplement sur Mot de passe oublié ? ( en bleu, au dessus de "connexion" ) et vous recevrez par email un lien de réinitialisation de mot de passe.
3- Interface Extranet nova
Une fois connecté, vous pourrez explorer l'interface. Celle ci est divisée en 6 grandes catégories que nous allons vous détailler maintenant.
A- Tableau de bord
Ici vous pourrez consulter votre identité d'entreprise ( SIRET, Dénomination sociale, Adresse ). Le SIRET est celui de l'établissement principal et nous allons revenir sur ce point important plus loin.
Vous pouvez cliquer sur "Accéder à mes informations" et consulter vos informations légales. Cela vous ramènera directement au menu "Mon Organisme" du point C ci dessous.
En dessous, vous verrez que les détails de vos demandes SAP et le bouton qui permet de créer une nouvelle demande d'agrément/déclaration/autorisation service à la personne.
A droite de cet encadré, vous pourrez voir la liste des demandes en cours, c'est à dire celles qui n'ont pas encore été instruites par l'extranet nova.
Toujours plus bas, un encadré MES STATISTIQUES vous renseigne sur vos données chiffrées, et vous conduit directement au menu Mes statistiques du point D.
A droite de cet encadré, vous pourrez voir vos certifications actives, dans CERTIFICATIONS. Vous pouvez cliquer sur le lien en bleu pour plus d'informations sur vos certification service à la personne.
B- Mes demandes
Vous retrouvez ici un récapitulatif de toutes vos demandes. Comme pour le tableau de bord, vous avez un bouton qui vous permet de créer une demande à partir de cette interface. Vous avez la aussi un onglet qui vous permet d'avoir un visuel sur vos demandes en cours et un onglet qui vous permet de consulter l'historique.
SI vous vous demandez pourquoi il a fallu mettre en place un récapitulatif de demandes et l'historique, c'est qu'il existe 26 activité différentes de service à la personnes et que chacune d'elle peu faire l'objet d'une demande séparée et parfois dans un département précis. Nous avons certain compte que nous gérons pour nos clients et qui comptent plus de 350 demandes dans l'historique.
C- Mon Organisme
Vous retrouvez à cet endroit de l'extranet vos informations légales, mais aussi les informations de vos établissements secondaires !
En effet, il ne peut y avoir qu'un seul compte extranet nova par numéro SIREN, et donc vous ne pouvez vous inscrire qu'une seul fois au titre d'une entreprise.
Si vous avez une micro entreprise garde d'enfants et une SASU d'assistance informatique à domicile, vous aurez deux SIREN et donc deux comptes extranet nova.
Vous comprenez probablement la aussi mieux, pourquoi il y a beaucoup de tableaux récapitulatifs sachants que certains groupement d'établissements en compte 300 !
Dans ce menu vous pourrez aussi procéder à une mise jour de vos établissements.
D- Mes statistiques / Mes données d'activités
Comme vous le savez déjà probablement a ce stade, vous devez saisir régulièrement vos données sur nova. Cette saisie s'effectue ici.
Cette saisie est assez peu évidente à réaliser et nous y consacrons un autre article explicatif ici pour chacune des déclarations, mais sachez que dans le cas général, vous avez une saisie à faire chaque mois ( EMA = Etat mensuel d'activité ) et une saisie à faire chaque année ( TSA ).
E- Ressources utiles
Dans ce menu, vous pouvez télécharger un nombre conséquent de documents PDF qui explique le cadre juridique des déclaration service à la personne. C'est parfois un peu complexe à lire et à comprendre, et si vous avez des questions technique ou pratiques concernant des points précis, vous pouvez nous faire des demandes d'analyse ou de prédiag.
F- Informations
Vous trouverez ci des informations pratiques concernant l'extranetnova, même si elles sont les plus souvent affichées dans un bandeau en tête du site. SI vous avez un doute ou l'impression que quelque chose ne fonctionne pas bien sur le site, vous pouvez aller regarder dans ce menu pour voir si c'est quelque chose de général ou si c'est vous.
4- Généralités sur l'extranet et sur le dépannage
Vous avez des problèmes d'affichage ou de bug sur nova ?
Il arrive régulièrement qu'il y a des bugs ou des problèmes depuis la refonte de Nova. Nous vous conseillons les actions suivantes en cas de problème :
1- Redémarrez votre ordinateur
2- Videz le cache de votre navigateur
3- Changez de navigateur
4- Contactez nova via le formulaire de contact et expliquez leurs le problème de manière à ce qu'ils puissent le reproduire.
5- Consultez nous directement via notre formulaire de contact.